Сегодня ещё 300 человек проходят первую часть стратегической сессии в рамках цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска. Накануне один из ведущих российских бизнес-тренеров Мадлен Батурина, которая проводит сессии, рассказала о содержании мероприятия и дальнейших шагах.

О задачах
Главная цель первого занятия погрузиться в метод дизайн-мышления, понять, как он может нам помочь в рамках нашего проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Нам надо определить, как они должны выглядеть, какая там должна быть информация, какой интерфейс, что хочет видеть там руководитель. И вот сегодня мы учимся выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. Потому что задача при создании этих дашбордов - облегчить руководителю процесс управления процессами которые есть в его функционале. А для того, чтобы это понять нужно провести структурированное интервью, нужны вопросы чтобы вытащить максимальное количество информации, потом перепроверить, чтобы в конечном итоге создать инструмент, интересный пользователю, а не тем, кто его создает.

О дизайн-мышлении
Дизайн-мышление – это не про дизайн платья или сайта, это о проектировании. Этот метод, который направлен на то, чтобы выяснить как можно больше информации при создании процесса или продукта у тех, кто будет им потом пользоваться. В него входят структурированное интервью, создание прототипа, тестирование, исправление, снова тестирование и так, пока мы точно поймем, что создали продукт, интересный конечному потребителю. Важно и то, что при использовании этого метода ошибаться быстро и дёшево. Ты создал прототип, протестировал вместе с пользователем, и определил комфортен он или нет, прежде чем отдать в эксплуатацию.

О практике
Основная составляющая тренинга – это практика. В рамках первого дня мы выполняем два практических задания, затем идет домашняя работа, и с ее результатами участники приходят на следующую сессию. Здесь мы уже будем делать прототипы из подручных материалов, а потом вместе с руководителями будем тестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.

О запросах
Я много провожу тренингов, как в государственных структурах, так и в коммерческих компаниях. Ключевой запрос, который есть сегодня к электронным сервисам – это скорость, качество, прозрачность и удобство. Он сохраняется везде. Сейчас любой пользователь, внутренний или внешний, очень нетерпим к неудобствам. Если вы заходите на сайт покупать что-то, и не понимаете, что на этом сайте, уходите, потому что есть много других – удобных. Поэтому то, что мы делаем в ходе цифровой трансформации в итоге должно быть удобно пользователю. Иначе они просто не будет с этим работать, а это потраченное время, деньги и так далее. Потому так важен на начальном этапе процесс изучения запросов, проверок и перепроверок. Да иногда это бывает занудно, да хочется сказать, ну всё понятно же. Но одно дело как мы себе представляем, другое - как это в голове у конкретного пользователя. Поэтому лучше задать ему еще лишние пять-шесть вопросов типа почему именно такая информация, почему именно так расположена, почему такой цвет интерфейса и так далее. Чаще всего конечные выводы удивляют слушателей, которые изначально считали, что все ответы им уже и так известны.

Небольшой фоторепортаж с первого дня стратегической сессии для сотрудников муниципалитета и подведомственных организаций. В связи с эпидемиологической обстановкой и требованиями по ограничению численности мероприятий в 50 человек, сессии проходят параллельно в двух залах, между которыми обеспечена видеоконференцсвязь.

Своими впечатлениями по первому дню стратегических сессий и в целом по процессу цифровой трансформации делится Татьяна Федонькина, начальник Управления документационного обеспечения МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска».

- Тема занятия для нас необычная, но тем не менее очень интересная и нужная. В первую очередь она заставляет людей думать. Не просто рутинно подходить к своей деятельности, а размышлять, и с другой стороны смотреть на свою работу. Один из основных вопросов – мы занялись разработкой панели управления руководителя. Это очень нужная тема, которая давно у нас обговаривалась. То есть, непосредственно каждый руководитель должен иметь перед собой панель, где будет видеть какие-то контрольные точки с результатами деятельности своих сотрудников. Там может даже отражаться настроения коллектива, либо кадровые движения. То есть, любой руководитель будет информирован гораздо больше, чем сейчас. Впоследствии вся информация с этих панелей, информационных баз будет сводиться. Любая деятельность будет отображаться в четких данных, которые будут доступны не только исполнителю, а и всем остальным сотрудникам администрации города. Мы исключим переписку, лишние запросы, а будем пользоваться одной большой информационной базой. А конечной точкой процесса станет повышение качества и скорости предоставления муниципальных услуг населению, на что и направлен процесс цифровой трансформации.

Как мы уже говорили, сегодня стартовала серия стратегических сессий для сотрудников муниципалитета. Вячеслав Кожухов, директор МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» - организации, курирующей проект по цифровизации муниципалитета рассказывает для чего организовано новое обучение сотрудников и каких результатов можно ожидать.

- Муниципалитет в целом взял курс на цифровизацию, это часть большого процесса перехода к цифровой экономике. В текущем году мы запустили подготовки к цифровой трансформации. В июне прошел первый курс обучения для муниципалитета и подведомственных организаций. Наши специалисты получили базовые знания в процессном управлении, каждый создал опись двух-трех своих процессов, прошел специальное анкетирование. Затем мы отобрали команду изменений, которые сейчас продолжают обучение. С ними плотно работают бизнес-тренеры, которые более подробно рассказывают о том, как эти процессы формируются, как они составляются в BPMs редакторе, как затем уже перекладываются в информационные системы.

С сегодняшнего дня начался новый этап обучения для всех сотрудников. Нам сегодня рассказывают о такой методологии как дизайн-мышление – это такой в меньшей степени аналитический подход к подаче информации, к решению задачи, а в больше - творческий. И входе этого курса сотрудники попробуют собрать панели управления для своих руководителей. То есть, создать электронный интерфейс, с помощью которого руководитель мог бы видеть всю информацию о работе своего подразделения практически в режиме онлайн и не загружать сотрудников дополнительными отчетами. Эти два дня они занимаются проектированием, а на следующей неделе уже готовые проекты каждая группа будет презентовать своим руководителям. И здесь начнется совместная работа руководителей и сотрудников, где они будут обсуждать какой информацией наполнить панели, где достаточно данных, где нужно дополнить.

В результате сегодняшних сессий шестьсот человек будут обучены новой для нас методике. А главное - будет создан задел на следующий год, когда мы начнем работать с этими панелями управления для руководителей. И всё это в комплексе позволит каждому руководителю, каждому сотруднику быстрее и качественнее получать необходимую для работы информацию, собирать аналитику, возможно даже моделировать какие то ситуации и превентивно принимать меры.

При этом что самое важное. Главная цель всего процесса цифровой трансформации – вывести предоставление услуг для граждан на новый уровень. Сделать их получение удобнее быстрее, комфортнее. Это будет складываться за счет того, что мы снизим рутинную работу у сотрудников и у них появится больше времени - они будут качественнее и быстрее обрабатывать запросы граждан. Также в дальнейшем у нас появятся сервисы, с помощью которых граждане смогут получать услугу, не приходя в администрацию или получать необходимую информацию в режиме онлайн.

Сегодня в рамках цифровой трансформации стартует серия стратегических сессий для сотрудников муниципалитета и подведомственных организаций. В течение нескольких дней они пройдут обучение и практические занятия на основную тему – дизайн-мышление. Это такой востребованный сегодня подход к решению задач в самых различных областях – от инженерных разработок и организационных процессов до научных исследований и бизнес-идей.

Суть дизайн-мышления, если вкратце, состоит в том, чтобы при решении задачи найти самый эффективный путь, который позволит добиться конечной цели, при этом вполне возможно и не решая исходную задачу. Например, если стоит задача "построить железную дорогу", то можно просто построить дорогу, а можно спросить “А зачем вам она?». Второй вариант открывает множество других решений, возможно, более эффективных и полезных для конечного получателя услуги. При этом главной особенностью дизайн-мышления, в отличие от аналитического мышления, является не критический анализ, а творческий процесс, в котором порой самые неожиданные идеи ведут к лучшему решению проблемы.

Сессии будут разбиты на три этапа, при этом основной упор сделан на практические занятия.

Конец недели, а значит – наш традиционный обзор последних событий в сфере цифровой трансформации.

Проблемы с дозвоном будет решать цифровой спецназ
Ответственным за цифровую трансформацию в субъектах федерации поручено создать региональные кол-центры с использованием чат-бота и направить в адрес Минцифры информацию с оценкой дополнительной потребности в необходимых средствах для устранения проблем, связанных с обращениями граждан в медицинские учреждения.
Как отметил вице-премьер Дмитрий Чернышенко, «руководители цифровой трансформации, назовём их в текущей ситуации “цифровой спецназ”, сейчас на передовой по оптимизации работы каналов линий связи. У нас есть общий чат со всеми субъектами, любые проблемные вопросы сразу выносите на обсуждение». Поручение возникло по итогам встречи членов правительства с президентом. На встрече обсуждались, в частности, проблемы с дозвоном граждан в скорую помощь и в региональные поликлинические кол-центры. http://government.ru/news/40896/

Расстояние контролю не помеха
В России в рамках федерального проекта "Цифровое государственное управление" запущена госплатформа сбора данных (ГПСД), которая обеспечит дистанционный контроль охраняемых законом объектов культурного наследия, а также мониторинг экологии в российских регионах. Госплатформа в реальном времени обрабатывает данные о состоянии культурных объектов и концентрации вредных веществ в атмосфере и передает информацию в государственную информационную систему "Типовое облачное решение по автоматизации контрольно-надзорной деятельности".
https://ria.ru/20201120/nasledie-1585457472.html

Правила электронных аукционов
Росреестр подготовил законопроект в котором прописываются правила для электронных аукционов по приобретению или аренде земельных участков в государственной или муниципальной собственности.
https://regulation.gov.ru/projects#departments=44&npa=110531

Методичка цифры
Методические рекомендации цифровой трансформации госкомпаний одобрены президиумом правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности. Методические рекомендации помогут госкомпаниям в подготовке стратегий цифровой трансформации, а также оценить текущий уровень цифровизации, задать целевое видение и ключевые показатели эффективности, предусмотреть кадровые ресурсы, создать систему управления цифровой трансформацией и модели финансирования стратегий, сформировать дорожные карты. Документ также включает мероприятия по импортозамещению программного обеспечения.
https://d-russia.ru/prezidium-pravkomissii-odobril-edinuju-metodiku-cifrovoj-transformacii-goskompanij-po-cifrovomu-razvitiju.html?utm_source=telegram

Как мы уже говорили, каждый участник команды поддержки изменений подготовил свой план улучшения и цифровизации одного из процессов по своей деятельности.

Ольга Тарская из МКУ «Управление мониторинга городского хозяйства» защитила проект «Сокращение времени предоставления муниципальной услуги "Выдача специального разрешения на движение по автомобильным дорогам местного значения тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспорта" на 30% (с 15 до 10 дней)». В интервью нашему каналу она рассказала почему взяла именного его и каких результатов можно ждать.

- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- Удовлетворенность населения один из основных индикаторов правильно выстроенной работы органов власти. Именно поэтому я решила взять процесс оказания одной муниципальных услуг.

- Какие вы видите сейчас барьеры в этом процессе?
- Излишний бумажный документооборот, необходимость согласования ГИБДД на бумаге.

- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- За счет интегрирования двух программных продуктов и оцифровки согласования ГИБДД.

- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- Сокращение времени предоставления услуги.

- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно-Сахалинска?
- Безусловно, жители − основные внешние заказчики процесса.

- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Новый опыт, применение полученных знаний, реализация цифровой трансформации в администрации города Южно-Сахалинска.

- Как бы вы могли оценить работу и взаимодействие с командой консультантов?
- На отлично.

Продолжается обучение руководителей в рамках проекта подготовки к цифровой трансформации администрации города Южно-Сахалинска.
Коллеги прошли тренинг под названием «Управление проектами», где познакомились с двумя основными методологиями: каскадной (waterfall) и гибкой (agile). И если в сентябре сотрудники администрации разбирали принципы работы по каскадной методике, то в этот раз тренер Марина Агафонова рассказывала об одной из самых известным и структурированных практик agile методики – SCRUM.
SCRUM представляет собой минимально необходимый набор мероприятий, артефактов, ролей, на которых строится процесс разработки, позволяющий в жёстко фиксированные и небольшие по времени сроки предоставлять конечному пользователю работающий продукт. При этом под продуктом может быть пониматься любой вариант – от муниципальной услуги до какого либо внутреннего процесса.
Методика позволяет вести сразу несколько параллельных проектов, что увеличивает производительность подразделения и организации в целом.

Расскажем еще о нескольких проектах, которые готовят участники команды поддержки изменений в рамках подготовки к цифровой трансформации муниципалитета.

Первый - оптимизация процесса сбора и подготовки отчетов по государственным и муниципальным услугам, предоставляемым администрацией города Южно-Сахалинска. Проект призван сократить время подготовки отчетов с 7 до 1 дня к апрелю 2021 года; расширить возможности построения отчетов в различных разрезах и с произвольной глубиной детализации; создать условия для оперативной аналитической обработки данных . В целом проведенная работа повысит качество информации и скорость подготовки аналитики по реализованным или выполняемым муниципальным услугам.

Второй проект носит больше внутренний характер и направлен на сокращение времени подготовки и согласования проекта муниципального контракта до 8 часов.
Цели изменений
- Сокращение времени создания и согласования проекта муниципального контракта до 8 часов для отдела – инициатора закупки.
- Исключение ошибок в проекте муниципального контракта.
- Перераспределение функций сотрудников юридического отдела и сметно-договорного отдела.

Напомним, что каждый участник команды поддержки изменений подготовил свой план улучшения и цифровизации одного из процессов по своей деятельности и сейчас идет защита проектов. Каждый план реализации включает в себя картирование процесса, как он проходит сейчас, подготовку идеального состояния в нотации BPMN, прототипирование интерфейса, составление перечня пользователей с их функционалом. То есть, по сути, к концу декабря каждый участник команды сделает полную подготовку выбранного процесса к дальнейшему переводу в цифровой формат.

Продолжаем вести отчет с нового образовательного марафона в рамках подготовки к цифровой трансформации. Вчера одна из групп руководителей подразделений муниципалитета и подведомственных организаций прошла тренинг “Методы сбора и анализа процесса”.

В ходе обучения тренер познакомил группу с основами «бережливого производства», инструментами сбора и анализа процесса. Участники узнали, как определить и сформулировать проблему, познакомились с таким инструментом визуализации и анализа, как картирование, изучили его алгоритм, а также потренировались применять это на практике. Также слушатели познакомились с понятием “потерь”, их классификацией, рассмотрели несколько реальных примеров.

“Этот тренинг очень ценен именно практической отработкой. Коллеги не только изучают инструменты, но и тут же на практике применяют их в своей деятельности. Это очень важные навыки, которые позволят в дальнейшем помогать анализировать и оптимизировать процессы, потому что без такого глубокого процессного анализа сам процесс не будет оптимальным. Думаю, это будет ценно и полезно для дальнейшей работы ”, – отметила тренер Ирина Хоптынская.

Вчера стартовало обучение руководителей подразделений администрации Южно-Сахалинска в рамках проекта подготовки к цифровой трансформации. Про суть тренингов мы уже писали в сентябре, когда обучение проходила команда изменений. Сегодня первые две группы прошли тренинг “Практика работы с сопротивлением и управление конфликтом”. Участники познакомились с методами идентификации признаков нарастающего конфликта, способами управления им и последующего разрешения, а также обсудили роль руководителя подразделения как посредника между сотрудниками. Кроме того, в ходе тренинга затрагивались вопросы, как должен вести себя руководитель, если он является одной из сторон конфликта, а также как справляться с сопротивлением изменениям.

По словам сотрудников муниципалитета всегда необходимо учитывать особенности каждого подразделения, специфику персонала и другие условия, но в целом материал тренинга станет дополнительной базой для дальнейшей работы.

Добавились еще три проекта по цифровизации процессов, которые защитили участники команды поддержки изменений.

Среди них:
- «Сокращение времени на подготовку и внесение изменений в муниципальную программу «Жилищное хозяйство и благоустройство на территории городского округа «Город Южно-Сахалинск» на 2020-2025 годы». Проект предполагает сокращение сроков подготовки новой редакции муниципальной программы с 5 до 3 дней к июню 2021 года, а также исключение бумажного документооборота при сборе сведений.

- «Оптимизация процесса мониторинга технического состояния объектов жилищного фонда». В результате проекта процесс должен быть полностью переведен в электронный формат и сокращено время проведения осмотра объектов жилищного фонда до 40 мин.

- «Оптимизация процесса закупок в МКУ «Управление делами в администрации города Южно-Сахалинска». Проект должен оптимизировать процесс закупочной деятельности, сократить количество изменений в план график закупок на 20% и сократить срок осуществления закупок на 15%.

Напомним, что каждый участник команды поддержки изменений подготовил свой план улучшения и цифровизации одного из процессов по своей деятельности и сейчас идет защита проектов. Каждый план реализации включает в себя картирование процесса, как он проходит сейчас, подготовку идеального состояния в нотации BPMN, прототипирование интерфейса, составление перечня пользователей с их функционалом. То есть, по сути, к концу декабря каждый участник команды сделает полную подготовку выбранного процесса к дальнейшему переводу в цифровой формат.