Делимся наработками: как мы кодируем документы и формируем электронный архив

Мы не любим лишнюю работу, а любим все автоматизировать и всегда топим за электронный архив. У нас есть правило: если какая-то рутинная операция повторяется 3 раза — ее надо автоматизировать. Часто для этого используем наш любимый Excel, который очень уважаем и умеем «допиливать» под свои потребности.

С разными клиентами у нас есть разные варианты взаимодействия. Например, если мы ведем учет клиента в1С на своем сервере, то используем обработку документов от 1С по распознаванию документов или от 42 Clouds. Это очень удобно, и если интересно пишите в комментариях — расскажу подробнее о том как это работает и как мы решили проблему с перегрузом базы.

Сегодня же поделюсь наработкой, которая позволяет нам формировать удобный электронный архив из сканов документов, которые поступают от клиентов.

Во-первых, мы придумали логику кодирования, когда документы именуются не абы как, а строго по алгоритму, чтобы уже по названию можно было понять что это за документ, от кого, на какую сумму. Когда приходят документы от клиента с разрозненными названиями, мы присваиваем ему имя по алгоритму.

Во-вторых, этот процесс мы автоматизировали. Представьте, как это выглядит без автоматизации: нужно открыть скан документа, посмотреть от кого он и на какую сумму, записать все это на бумажку чтобы не забыть, потом закрыть и переименовать (открытый не переименуешь). А документов сотни и тысячи.

Что мы сделали

1. Дописали некоторые макросы в Exsel, VBA-тоже использовали.

2. Оборудовали рабочее место делопроизводителя двумя мониторами. На одном он открывает документ, чтобы брать из него информацию, а на втором работает с реестром документов.

Когда приходит пачка документов, делопроизводитель сначала нажатием одной кнопки выгружает список со старыми названиями, а потом начинает как конструктор собирать новое. Смотрит в документ на одном экране, а на втором из выпадающих списков выбирает нужные элементы:

• Наименование контрагента (рис. 2)
• Вид документа (рис. 3)
• Вид валюты (рис. 4)
• Сумма
• Дата документа
• Дата получения документа (в наименовании не отражается, но нужно для того, чтобы можно было сформировать реестр полученных документов)

На рис. 5 видно, как выглядит основной экран.

Что в итоге получается

Все полученные файлы автоматически переименовываются. Например, файл с документом, полученным от клиента, назывался как-нибудь вот-так:

1709097292266

А после имеет вот такое имя:

СКБ_Контур_Акт_1231541564_от30.11.23_(10200,00руб_)

По такому названию даже не открывая документ можно получить основную информацию, а еще легко потом по любому признаку отсортировать нужные документы. Хотите — по сумме, хотите — по названию, хотите — по дате документа.
Также не нужно вручную составлять реестр полученных документов — его тоже легко сформировать по нужным признакам (рис. 6).