Бизнес в другой стране: о чем подумать заранее

Если вы открываете бизнес в другой стране, нужно решить множество вопросов, чтобы поставить работу на рельсы и не набить шишек. Тут главное не надеяться только на опыт, полученный в РФ, потому что в другой стране все может быть совсем иначе.
По этой теме будет серия постов, а первым делом хочу привести общий чек-лист со списком первоочередных дел для тех, кто открывает бизнес за рубежом.

Проведите встречи с юристами, которые занимаются регистрацией бизнеса в этой стране. Лучше пообщаться с разными юристами, чтобы узнать как можно больше деталей. Они помогут определиться с формой собственности, адресом регистрации и другими вопросами с учетом нюансов, о которых вы можете не знать.

Проконсультируйтесь с налоговыми консультантами РФ. Нужно оценить последствия ваших действий в другой стране, чтобы не было неприятных сюрпризов. Например, у вас может возникнуть обязанность уведомить ИФНС об открытии контролируемой иностранной компании за рубежом и сдавать отчёты. Штрафы здесь начинаются от 500 000 рублей. Да, у нас было уже четыре этапа амнистии капитала, но последний закончился 28.02.23г., поэтому лучше не рисковать.

Выберите банк, в котором откроете счет. Важно, чтобы банк входил хотя бы в топ-10 в своей стране, так ниже риск потерять деньги и выше уровень обслуживания. Узнайте, проводит ли банк нужные вам операции. Например, вы хотите открыть ООО для транзитных сделок, а в регионе такие банковские операции запрещены или не проводятся из-за риска попасть под вторичные санкции.  Тогда вам придется либо поменять бизнес процесс и заменить транзитные сделки и на другие варианты, либо рассмотреть другой регион. Полезно узнать у кого-то из местных, как работает клиентская служба банка. При валютных платежах без «короткой связи» с менеджером вы можете потратить уйму времени на согласование валютных контрактов и разыскивание денег.

Определитесь с вариантом ведения бухгалтерского и налогового учета. Это может быть аутсорсинг или главбух в штате. Лучше аутсорсинг с полным комплексом бухгалтерских и юридических услуг, потому что страна для вас новая, нюансов вы не знаете, а штатного спеца придется подбирать и тестировать самостоятельно. Идеальный вариант — аутсрсинговая компания, которая специализируется и на РФ, и на зарубежной стране. Так вы сможете получать консультацию на стыке законодательств двух стран и снизить риски. В любом случае учет на самотек не пускайте, а назначьте ответственного из числа своих сотрудников, который будет контролировать процессы. Разработайте регламенты взаимодействия между ответственным лицом и зарубежным бухгалтером или аутсорсером, установите контрольные точки.

Определитесь, на чьей стороне будет казначейство и валютный контроль. Можно оставить у себя или передать аутсорсеру. Зависит от специфики платежей и контрактов. Заранее составьте список документов валютного контроля, которые нужно составлять, чтобы не попасть на штрафы. Учитывайте специфику страны. Во многих странах нужно сдавать дополнительные отчёты. Например, в Казахстане — в Нацбанк по валютным сделкам.
В зависимости от специфики бизнеса могут быть и другие вопросы, которые нужно решить заранее. Например, поиск брокеров для растаможки, специалистов по маркировке товаров, вопросы ККТ. И если до этого вы не вели бизнес в этой стране, лучше не полагаться только на собственные силы, потому что последствия могут обойтись дороже, чем консультации квалифицированных специалистов на старте.
Пишите в комментариях, если нужно раскрыть подробнее какие-то вопросы по бизнесу в зарубежных странах.

#зарубеж

Делюсь с вами подкастом со своим участием. В очередном выпуске #GutenTax порассуждала о построении эффективной бухгалтерии, о налоговом мониторинге и том, в какую сторону смотреть главным бухгалтерам в 2023 году. Ну и о нашем с вами любимом ЕНП, конечно же, куда теперь без него:)
Вот ссылка на Яндекс.Музыка https://music.yandex.ru/album/9194265/track/100465192?utm_medium=copy_link

Милые дамы! Поздравляю вас с нашим днем! Пусть цветы, любовь и внимание будут в вашей жизни каждый день, а не только сегодня. Желаю вам всего, что вы сами считаете для себя счастьем, ведь у каждого оно свое🌺🌺🌺

Такой разный аутсорсинг

На встречах с потенциальными клиентами часто вижу, что у многих узкое представление об аутсорсинге. О том, что могут быть разные варианты, они и не догадываются. Думают, что передавать на сторону можно только целиком всю бухгалтерию. Или наоборот, считают, что некоторые функции можно выполнять только своими силами и передать их на аутсорсинг невозможно. Например, так думают про казначейство, ведь там нужна оперативность и много согласований, а между тем мы успешно этот процесс регламентируем и забираем на себя.

Чтобы расширить представление об аутсорсинге, в этом посте расскажу, какие могут быть варианты.

Комплексное бухгалтерское сопровождение.

Здесь мы делаем все, а в штате клиента нет ни одного бухгалтера. Сами ведем учет, вносим первичку, считаем налоги и зарплату, составляем отчёты и ведем кадровое делопроизводство. Многие до сих пор считают, что такой вариант годится только для мелких компаний, а отдать на сторону бухгалтерию большого бизнеса невозможно. Но этот миф постепенно развеивается, все больше крупных компаний выбирают аутсорсинг, а я регулярно публикую здесь наши кейсы, связанные с крупным бизнесом.

Функционал «Главный бухгалтер».

Вся оперативная работа остается за штатными сотрудниками. Например, отражение первички, банковские операции, реализация. Мы забираем на себя функционал главбуха: управление штатными сотрудниками бухгалтерии, контроль полноты и правильности отражения операций, расчет налогов, подготовку отчетности и другие стандартные функции главного бухгалтера.

Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. 

Эта функция обычно обособлена от остальной бухгалтерии и легко передается на аутсорсинг. Мы формируем все кадровые документы в электронном виде и направляем заказчику, а он организовывает их подписание и хранение. Как вариант, можем для этой работы посадить в офис клиента своего сотрудника. Зарплату и кадры обычно передают на аутсорсинг вместе, но бывают и ситуации, когда кадры остаются на стороне заказчика.

Отдельные участки бухгалтерии, которые можно отдать на аутсорсинг как все вместе, так и отдельно, например:
✔️разнесение банковских операций;
✔️работа с первичными документами, включая отражение в любых системах и формирование электронного архива;
✔️формирование авансовых отчетов и сопутствующая работа;
✔️формирование документов для покупателей (биллинг);
✔️сверка с контрагентами;
✔️согласование договоров;
✔️начисление аренды.

Помимо этих, можем подхватить любой другой участок.

Казначейство: рублевые и валютные платежи.

Готовим платежные поручения по запросу в 1С или в клиент-банке, администрируем валютные контракты, проверяем наличие виз на счетах, составляем реестры для согласования, направляем остатки по счетам, размещаем депозиты и многое другое.

Подготовка управленческой отчетности. 

При необходимости поможем разработать и внедрить управленческий учет в компании, готовить нужные отчеты.

Варианты могут быть разные, и какой именно выбрать — каждая компания решает индивидуально в зависимости от своих потребностей. Если хотите, чтобы аутсорсер нес полную ответственность за состояние учета и сам платил штрафы за ошибки, ваш вариант — комплексное обслуживание или функционал «Главный бухгалтер». Частичная передача функций может понадобиться, если у вас в регионе проблема с нужными кадрами, или нет полной загрузки для сотрудника, или вам проще передать функционал на сторону, чем искать, оформлять, обучать сотрудников и контролировать их работу.

Мы не ограничиваем клиентов готовыми пакетами услуг, а отталкиваемся от их потребностей, готовы браться за новые задачи и создавать новые сервисы.

#прокачка

Поздравляю мужскую аудиторию нашего канала с праздником! На этой неделе решила не грузить вас рабочей информацией, а просто пожелаю хорошо провести время с родными и близкими, набраться сил и зарядиться позитивом. Увидимся после праздников!

Еще одна история из цикла «Бухгалтер не знал»

Злостные неплательщики налогов делятся на два типа. Одни сознательно уворачиваются и применяют для этого разные схемы, а другие и платили бы добросовестно, да понятия не имеют, что должны это делать. На истории про вторых нам везет, принесла вам еще одну.

К нам обратился один крупный для своего региона сельхозтоваропроизводитель. У него не был налажен учет производства и поэтому он не видел реальную картину в своем бизнесе. Не знал, во сколько ему обходится производство одного килограмма творога или мяса, учета незавершенного производства не было и все сразу уходило в расходы. Это приводило к искажению данных и убыткам в отчетах, из-за чего были проблемы с получением кредитов и субсидий от государства.

После анализа базы как это часто бывает оказалось, что проблема, с которой пришел клиент — это только верхушка айсберга. Помимо прочих ошибок всплыла огромная проблема — клиент на протяжении пяти кварталов не платил НДС, хотя должен был. Раньше на ЕСХН НДС не платили, а потом законодательство поменялось, и теперь освобождение есть только у тех, кто укладывается в лимиты по выручке и подал уведомление. У клиента выручка больше лимита, и права на освобождение не было. Но бухгалтерия работала по-старинке и просто не платила НДС. Нам пришлось срочно решать вопрос, пока не узнала налоговая и не выкатила штрафы.

Что мы сделали:

✔️ Прошерстили всю реализацию за пять кварталов.
✔️ Там, где это возможно, договорились с клиентами и переподписали договоры с формулировкой «в том числе НДС», чтобы выделить НДС из той суммы, что уже заплатили по договору. Где невозможно (госконтракты) — начислили сверху. Насчитали НДС на 29,2 миллионов рублей.
✔️ По максимуму собрали вычеты от поставщиков, запросили недостающие документы. Собрали вычетов на 25 миллионов.
✔️ Заплатили НДС 4,2 миллиона рублей и пени, а потом сдали декларации по НДС.

Так мы избежали штрафа почти на 6 миллионов рублей. Но могло быть и больше, потому что неизвестно, сколько еще времени бухгалтерия клиента незнаючи не платила бы НДС, и когда бы это всплыло для налоговой.

Помимо этого, наладили клиенту учет производства, настраивали по спецификациям и рецептуре. Он стал видеть корректную себестоимость продукции и реальные показатели в отчетах.

Такие истории далеко не редкость, к сожалению. Владелец думает, что он добросовестно ведет бизнес, делает полезное и нужное людям, а из-за низкой компетенции бухгалтеров попадает на штрафы. Следите за изменениями законодательства и нанимайте квалифицированных специалистов.

#прокачка

Статистические формы в таможню — а вы о них знаете?

В прошлом году мы несколько раз столкнулись с такой ситуацией. Компания начинает торговлю со странами ЕАЭС или строит через эти страны логистические цепочки, но в бухгалтерии не знают, что при этом нужно сдавать в таможенный орган статистическую форму учета перемещения товаров. Решила вынести эту тему в отдельный пост на случай, если кто-то из моих подписчиков тоже не знает об этом.

Статистическую форму с данными о своих экспортно-импортных сделках должны сдавать все, кто ввозит товары в РФ из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения и Киргизия), или вывозят из России в эти страны. Срок – не позднее 10-го рабочего дня месяца, следующего за месяцем, в котором произведена отгрузка или получение товаров. Отчет сдают в электронном виде через личный кабинет участника ВЭД на сайте ФТС РФ. Основание — Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 891.

Если вы не сдаете эти отчеты, это может всплыть при обмене информацией между налоговой инспекцией и таможенными органами, а еще при сверке документов ваших контрагентов, которые тоже сдают такие отчеты.

Если обе стороны сделки из ЕАЭС и груз пересекает их границы, тут все понятно — отчет сдавать нужно. Но бывают ситуации с подвохом. Например, из нашей недавней практики: поставщик из России продает товар покупателю из ОАЭ, то есть не в ЕАЭС, и кажется, что отчитываться не надо. Но по договору отгрузить товар нужно грузополучателю из Казахстана, а значит поставщик обязан сдать статистический отчет, потому что груз пересекает границу страны ЕАЭС. Компания об этом не знала, проблема всплыла когда пришел запрос из таможни. Когда мы подключились, нам удалось отделаться предупреждением, но вообще за такое нарушение предусмотрены штрафы:

✔️ для должностных лиц — от 10 000 до 15 000 руб., от 20 000 до 30 000 руб. за повторное нарушение;

✔️ для юридических лиц — от 20 000 до 50 000 руб., от 50 000 до 100 000 руб. за повторное нарушение.
 
Штрафуют, если не сдать форму, сдать с опозданием или с недостоверными сведениями. Причем штраф за каждую форму, а одна форма — это движение за отчетный месяц по одному договору/контракту. Если контрагентов несколько, формы нужно сдавать по каждому, а если несколько контрактов у одного договора, то по по каждому контракту отдельно.

Можно добиться снижения штрафа, если форму сдали с небольшим опозданием и раньше не привлекались к ответственности по статье 19.7.13 КоАП РФ.

Как не нарваться на штраф

Поручите бухгалтерии ежемесячно отслеживать поступление и отгрузку товаров по контрактам ВЭД. Нужно по итогам каждого месяца составлять список отгрузок и проверять отгрузочные документы на предмет пересечения границы со странами ЕАЭС. Если отчет не сдали, а сроки уже прошли, лучше все равно сдать с нарушением срока, чтобы снизить штрафы до минимума, а если повезет — отделаться предупреждением.

#зарубеж

Переводим деньги «физикам» за рубеж: сравниваем комиссии

Многие работодатели в минувшем году столкнулись с тем, что сотрудники уехали в Грузию, Беларусь, Казахстан, Узбекистан, Армению и другие страны. В этой связи все популярнее становится работа самозанятым, а кто-то и вовсе теперь предпочитает получать доход на карты иностранных государств. Рассмотрим варианты оплат с наименьшими комиссиями на примере Республики Беларусь.

Платеж самозанятому
Гражданин России может легко стать самозанятым, для этого достаточно зарегистрироваться через приложение уполномоченных банков или через приложение «Мой налог». Гражданин Беларуси может также зарегистрироваться самозанятым в РФ, для этого ему нужно оформить в РФ разрешение на временное проживание или вид на жительство, а также получить ИНН. Регистрация по стандартной процедуре, ставки налогов и прочие условия те же, что для россиян. Справка о выручке и уплате налога, которая формируется в приложении, является официальным подтверждением дохода иностранца на территории РФ. Работодатель при перечислении самозанятому физлицу заплатит комиссию по тарифам своего банка. Дальше самозанятый может перечислить деньги с карты российского банка на карту белорусского.

Как можно перечислить на карту физлица в Беларусь

Через Сбербанк онлайн. По номеру карты. В мобильном приложении нужно выбрать опцию «Переводы», а в ней «За рубеж». Физлицо может открыть карту Приорбанка в российских рублях для снятия рублей без комиссии. Конвертация рублей РФ в BYN по курсу банка в день совершения операции. Комиссия 1% от суммы, минимум 30 и максимум 1 500 рублей. Максимальная сумма перевода — до 150 000 рублей. За один день допускается отправить до 300 000 рублей, в месяц — до 700 000 рублей.

Золотая корона. Наличными (пункт системы) или безналичными (на сайте сервиса или в мобильном приложении). Деньги обычно приходят моментально или на следующий рабочий день. При оплате в выходной или праздничный день перевод может идти до 2 рабочих дней. При отправке наличными комиссия 1-3% от суммы, если перевод выплачивается в рублях, при отправке онлайн — 0,99% от суммы перевода плюс 99 рублей, минимум 149 рублей в сумме. Максимальная сумма всех переводов за 30 календарных дней — 600 000 рублей.

Юнистрим. Наличными (пункт системы) или безналичными (на сайте сервиса). Получатель должен прийти за деньгами в отделение Юнистрим с паспортом и уникальным номером перевода. Комиссия за операцию — от 0,9% (минимум 50 рублей). Максимальная сумма перевода 300 000 руб, включая комиссию.
Ограничений по количеству переводов, суммам в месяц нет.

Контакт. Наличными (пункт системы) или безналичными (на сайте). Комиссия 1% от суммы перевода. Ограничений по количеству переводов, суммам в месяц нет.

Тинькофф. По номеру карты. Если выпущена карта Тинькофф Блэк МИР — то через приложение можно отправить деньги на карту Белкарт в Беларуси по ее номеру. Отправить деньги  можно с рублевого счета, пересчет в нужную валюту. Бесплатно можно переводить до 20 000 рублей за расчетный период, с суммы больше будет комиссия 1%.

Почта России. У «Почты России» нет специального соглашения с почтовым оператором Беларуси, поэтому комиссия за переводы чуть выше, чем в другие страны ближнего зарубежья:

✔️если сумма менее 1 000 рублей, взимается 40 рублей плюс 5% от суммы;
✔️если сумма от 1 000 до 5 000 рублей — 55 рублей плюс 3,5% от суммы;
✔️если перевод до 20 000 рублей — 120 рублей плюс 2,2% от суммы;
✔️если сумма более 20 000 рублей, комиссия составит 260 рублей плюс 1,5% от суммы.

Делаем вывод, что выгоднее всего переводить через Сбербанк онлайн, Юнистрим, Контакт, Тинькофф.

Платеж самозанятому республики Беларусь
В Беларуси тоже есть такая форма налогообложения, но в этом случае с российской организации будет взиматься комиссия за валютный контроль со стороны банка, даже если перевод будет отправляться в рублях. Комиссии взимаются согласно тарифам по расчетному счету. Так же для банка нужно будет предоставить договор, на основании которого осуществляется перевод самозанятому.

#зарубеж

Как неграмотный бухгалтер чуть не подставил компанию на несколько миллионов рублей

Еще одна история о том, как бухгалтерия нового клиента оказывается ларчиком с сюрпризами.

Несколько лет назад к нам на обслуживание пришел клиент, специализирующийся на изготовлении кухонных столешниц из камня. Годовая выручка на тот момент была 300 миллионов рублей. Компания быстро росла, своя бухгалтерия перестала справляться, и собственник решил перейти на аутсорсинг. У нас стандартная процедура: первым делом мы анализируем бухгалтерию нового клиента за последние 2-3 года, чтобы понять, в порядке ли учет или есть проблемы, все ли отчёты сданы и нужны ли дополнительные работы по восстановлению учета. В этот раз мы так же получили доступы к базам и начали проверку.

В процессе выяснили, что у клиента были экспортные операции, по которым они применяли нулевую ставку НДС. Но применяли очень по-своему. По закону в таких случаях нужно заполнить раздел 4 декларации по НДС, а в течение 180 дней подтвердить нулевую ставку документами. Но у клиента в декларациях раздел 4 был не заполнен. Когда мы это увидели, подумали, что бухгалтер просто не знал, что нужно заполнять этот раздел при экспортных операциях. Но все оказалось намного серьезнее. Бухгалтер вообще не знал, что есть обязательная процедура подтверждения экспорта. Раз за разом они в декларациях вообще не показывали реализацию с нулевой ставкой, а отражали только ту реализацию, по которой применяли стандартную ставку НДС, тогда это было 18%. Поэтому и налоговая не знала, что у них есть такая реализация. Конечно, рано или поздно это бы всплыло, а в наши дни всплыло бы гораздо быстрее. Просто дело было несколько лет назад, а у налоговой тогда еще не было таких мощных систем контроля, как сейчас.

Оправившись от шока, мы принялись спасать ситуацию. Первым делом мы собрали подтверждающие документы по «свежим» реализациям, где еще не прошел 180-дневный срок, и подтвердили в ИФНС нулевую ставку. А по более ранним периодам пришлось делать так: сначала заплатить тот НДС, по которому не подтвердили нулевую ставку, а потом уже по-новой заявляться на льготу. Начиная с самого раннего периода мы проделали такую работу:

✔️ Рассчитали и перечислили налог по стандартной ставке и набежавшие пени.

✔️ Когда эти суммы отразились в выписке налоговой, подали уточненную декларацию со стандартной ставкой НДС. Эта последовательность «сначала доплата налога и пеней — потом уточненка» позволила избежать штрафа.

✔️ Следом подготовили и сдали еще одну уточненную декларацию, но уже с нулевой ставкой НДС, а потом сдали документы, подтверждающие нулевую ставку.
Дождались, когда отразилась переплата по НДС, и начали процедуру заново по следующему периоду. Но второй и следующий разы клиенту уже не пришлось доплачивать НДС из своих денег — для этого использовали переплату. Повторили эту процедуру по всем периодам с неподтвержденным экспортом.

В итоге клиент обошелся малой кровью — заплатил пени примерно на 200 тысяч рублей. А могло быть гораздо хуже: 3,5 миллиона рублей недоимки по НДС, к ним 20% штрафа и пени, итого можно было «попасть» почти на 4,5 миллиона рублей.
Мораль все та же: нанимайте квалифицированных бухгалтеров, не пускайте процесс на самотек и регулярно проводите аудит.

#прокачка

Нужно ли бояться кассовых разрывов?

Сегодня хочу поговорить о кассовых разрывах — временном недостатке денег на покрытие текущих обязательств. «Временный» здесь ключевое слово, и это не всегда трагедия, а просто стечение обстоятельств или следствие неграмотного подхода к деньгам в бизнесе. Исходя из нашей практики чаще всего причины такие:

1️⃣ Нет платёжного календаря. Это простая таблица, где на каждый день расписано, сколько и куда нужно заплатить, и сколько денег должно поступить. Из неё вы сразу увидите, если в какой-то день исходящих платежей будет больше, чем входящих, и сможете заранее спланировать план действий. Если не планировать и все делать хаотично, легко можно попасть в ситуацию, когда платить надо уже сегодня, а деньги ожидаются только через несколько дней. Если задержка платежа влечет за собой пени и штрафы от государства или поставщиков, то у вас еще и расходы увеличатся.

2️⃣ Нет управления дебиторской и кредиторской задолженностью. На сроки платежей можно влиять, для этого есть разные инструменты. Например, клиентам можно давать скидку за досрочную оплату, а с поставщиками договариваться о рассрочках. Это поможет «выровнять» платёжный календарь.

3️⃣ Убыточность бизнеса. Денежный поток прогнозируют на основании планов по прибыли, которые называют БДР или P&L. В краткосрочном периоде могут быть плановые убытки, например, на старте бизнеса или если бизнес сезонный, но в конечном итоге бизнес должен приносить прибыль. Нужно сравнивать с планом фактические результаты, анализировать отклонения и при необходимости вносить коррективы в план. Если этого не делать, можно не только получить кассовый разрыв, но и пройти точку невозврата. То есть вы «затыкаете» текущие дыры, договариваетесь о рассрочках или берете займы, но не знаете, что по факту вас ждет убыток. В этом случае нужно уже сейчас что-то предпринимать: увеличивать продажи или сокращать расходы. Иначе отсрочки давать перестанут, продавать будет нечего, и бизнес встанет.

4️⃣ Резкий рост или расширение бизнеса. Рост — это хорошо, но расходы при этом могут расти не прямо пропорционально выручке. Вы замораживаете деньги в товарах, увеличиваете арендованные площади, покупаете оборудование. Часто для этого берут кредиты. Платить за них нужно уже сейчас, а выхлоп будет позже.

5️⃣ Из бизнеса забирают больше денег, чем нужно. Стандартный пример: по отчетности за первый квартал собственник видит, что есть прибыль, и всю ее «выгребает» на дивиденды. Но во втором квартале возник убыток и прибыль за полугодие оказалась меньше ожидаемой. Это еще не самый плохой вариант, потому что собственник хотя бы опирается на отчетность. Хуже, когда собственник видит, что на расчетном счете есть деньги и думает, что их можно тратить в любой момент.

6️⃣ Одни проекты финансируются за счет других. Общая картина не всегда достоверна, нужно попроектное планирование финансового результата, чтобы вовремя определить стабильно убыточные проекты и не допустить «размытости» результата. Например, общая прибыль 1 млн руб., а в разрезе по проектам получается, что один принес 1,5 млн руб., а другой — минус 0,5 млн руб.. Тогда нужно думать, как вывести второй проект на безубыточность или закрыть его и получить прирост прибыли по компании в целом.

Выводы:

✔️ Не все кассовые разрывы одинаково страшны. Иногда это просто стечение обстоятельств, а иногда — очень тревожный звонок.

✔️ Кассовые разрывы боятся планирования. Если вы заранее все распишете, сможете быстро и без стресса справиться с короткими разрывами. Где-то договоритесь о рассрочке, где-то возьмете экспресс-кредиты, воспользуетесь овердрафтом, или другими инструментами.

✔️ Планирование без контроля и дисциплины не имеет никакого смысла. Нужно внедрять четкие регламенты и точки контроля за исполнением планов, и вовремя их корректировать исходя из фактической ситуации. Например, вы можете до копейки расписать каждый день, но все планы «поедут», если клиенты будут задерживать платежи, а менеджеры будут смотреть на это сквозь пальцы и не будут ничего предпринимать.

#прокачка

Как мы выявили у клиента мошенническую схему и 5 миллионов потерь

Судя по комментам вам интересны истории из нашей практики и кейсы, поэтому начну этот год с почти детективной истории о том, к чему может привести отсутствие контроля и анализа в учете.

Мы взяли на комплексное обслуживание довольно крупную компанию, которая специализируется на оптовой торговле запчастями для грузовых автомобилей. Годовая выручка на тот момент переваливала за 4 миллиарда рублей. Мы собрали команду из семи человек, и за одним бухгалтером закрепили участок «Реализация покупателям». В его обязанности входила ежемесячная сверка документов по реализации в 1С с оригиналами первичных документов.

Вскоре сверяя документы бухгалтер обнаружил, что первичный документ в оригинале отличается от того, что завели в 1С. Сумма была одна, а вот количество деталей в нем — разное. Мы подумали, что в одном из документов просто нечаянно ошиблись, но при детальной проверке оказалось, что таких нестыковок много.

Оказалось, что это была мошенническая схема сотрудников. Например, в 1С заводили реализацию 5 деталей на общую сумму 100 тысяч рублей, а потом вручную вносили изменения на печать выводили документ, где сумма тоже 100 тысяч, но деталей всего 3. Таким образом, в системе списывали 5 деталей, покупателю уходило 3, а еще 2 шли «налево». Поскольку проводили в системе и забирали со склада одно и то же количество деталей, недостача при инвентаризации не всплывала. Сумма, поступившая от покупателей, тоже совпадала с заведенной в системе. Контрагенты и государство в ущербе не были, поэтому претензий ни от кого не было, деньги теряла только сама компания.

Если бы в компании внимательнее анализировали себестоимость и маржу с продажи, несоответствие бы обнаружили. Но этого либо не делали, либо делали поверхностно, поэтому воровали несколько лет. Когда мы сообщили о проблеме руководству компании, они инициировали сплошную проверку за два последних года. Оказалось, что потери компании составили 5 миллионов рублей. С виновными тогда разобрались, схему прикрыли.

Такие махинации становятся возможными там, где нет контроля всех участков, и каждое подразделение работает само по себе: бухгалтерия занимается своей частью, менеджеры по продажам и кладовщики — своей, и первичку с данными в 1С не сверяют. Чтобы избежать таких неприятностей и вовремя выявить мошенничество, мы рекомендуем не бояться рутины и раз в месяц проводить выборочную сверку, хотя бы на 10%.

Ну и не стоит пренебрегать анализом выручки и себестоимости, а не сосредотачиваться лишь на том, чтобы порядок был только в документах для контрагентов и налоговой инспекции.

#прокачка

​В последний рабочий день уходящего года хочу просто поздравить с наступающим Новым годом и пожелать хорошего отдыха!

За неполные пять месяцев существования канал собрал больше двух тысяч подписчиков, и я надеюсь, что наш опыт оказался полезен вам. Спасибо за ваш интерес, лайки и комментарии! Еще много чем хочется поделиться, но это уже после праздников. А сейчас ароматных вам мандаринов, нарядных елок, вкусных салатов и отличного настроения!

А если на каникулах вам надоест телевизор и катание с горок, можно почитать уже опубликованные посты по этим хэштегам:

#прокачка — внутренняя кухня аутсорсинга, полезные советы, кейсы
#тренды — новые веяния и наш взгляд на них
#зарубеж — для тех, кто выходит за пределы отечественного рынка
#управленка — все про управленческий учет
#оптимизация — законно экономим на налогах
#изменения — новости законодательства.

Регламенты в бухгалтерии: казначейство

Продолжаю продвигать идею важности регламентов для бизнеса. Сегодня расскажу об очень значимом и тревожном участке — казначействе. Тревожный он потому, что если платежи государству, контрагентам и сотрудникам не уйдут в срок — это штрафы, недовольство и прочие неприятные последствия.

Например, если казначей не загрузил вовремя выписку, по цепочке пойдут такие проблемы: бухгалтер не разнесет вовремя банковские выписки, менеджеры не узнают о поступившей оплате и товар не начнут вовремя отгружать. А если казначей не подготовит вовремя платежное поручение и не сообщит об этом клиенту, тот не успеет оплатить в срок, потому банковский день ограничен по времени, либо придется платить повышенную комиссию.

Чтобы все работало как часы, нужно на старте детализированно договориться о правилах и закрепить зоны ответственности. Как всегда расскажу, как это делаем мы, когда берем компанию на обслуживание, но эти правила работают и для компаний со своей штатной бухгалтерией.

Регламент состоит из нескольких блоков:

1️⃣ Банковские операции. Процессы в каждой компании разные, и чтобы их не ломать, важно на старте проговорить весь путь формирования платежей от получения счета до подготовленной платежки. Где-то мы заводим платежки в клиент-банке, а где-то в 1С и после выгружаем в банк-клиент. Или создаем платежки на основании согласованных клиентом заявок на оплату в 1С:Документооборот, 1С:БИТ Финанс и других программах. В этой же части нужно прописать, в каких банках есть расчетные счета и как между ними распределены платежи. Например, зарплату платят из одного банка, а все остальное из другого.

2️⃣ Формирование платежных поручений контрагентам-резидентам. Фиксируем все этапы и сроки выполнения от распоряжения клиента до готовности платежных поручений со всеми особенностями, присущими компании.

3️⃣ То же самое по валютным операциям. Здесь добавляются этапы конвертации валюты, постановки и снятия с учета в банке, внесения изменений в контракт, предоставления подтверждающих документов по валютным контрактам.

4️⃣ То же самое по зарплате и налогам с учетом всей специфики.

5️⃣ Отражение банковских выписок. Прописываем все этапы выгрузки выписок по расчетным счетам и отражение их в 1С, контроль правильности отражения на счетах бухгалтерского и налогового учета.

В функционал по казначейству также могут входить дополнительные работы. Например, мы можем:

✔️ отправлять выписки клиенту по почте;
✔️ отправлять отчеты по остаткам на расчетных счетах;
✔️ готовить реестры платежных поручений для согласования внутри компании;
✔️ напоминать клиенту о том, что в банк-клиенте есть не подписанные платежи, которые из-за этого не могут уйти;
✔️ отправлять контрагентам клиента копии платежных поручений;
✔️ размещать депозиты по запросу клиента;
✔️ запрашивать справки в банке;
✔️ полностью взять на себя взаимодействие с сотрудниками банка.

Мы уже не раз убеждались на практике, что подробный регламент помогает избежать конфликтов и увидеть, на каком этапе и по чьей вине возникла проблема. Например, поступает жалоба, что мы не провели платеж, а на деле оказывается, что один из сотрудников клиента не согласовал заявку и она не дошла до нас. Или сотрудник отправил нам счет вне согласованного рабочего времени и не сообщил нам в мессенджере о том, что платеж срочный, поэтому оплата ушла только на следующий день.

Таким же образом регламент поможет четко выстроить платежные процессы в компаниях со штатной бухгалтерией. Не будет конфликтов, поисков правых и виноватых, а будут только выполненные или невыполненные пункты регламента у каждого участника процесса.

#прокачка

Льготы и послабления 2022-2023

Год подходит к концу, и он был непростым. Бизнес знатно трясло, а государство то тут, то там вводило послабления и льготы, чтобы хоть как-то его поддержать. Сегодня хочу пройтись по ним, чтобы вы могли проверить, все ли учли, и успели воспользоваться, если о чем-то еще не знали.

✔️ Отсрочка по налогам и взносам. Ее в 2022 году давали упрощенцам обрабатывающей сферы, культуры, спорта, здравоохранения, бьюти-индустрии и туризма. А в некоторых регионах отсрочки дали по более длительным периодам, например, в Ямало-Ненецком округе. Проверьте региональное законодательство. Если вы не воспользовались такой отсрочкой и платили вовремя, у вас сейчас висит переплата, которую еще можно успеть вернуть и пустить деньги в оборот. Свободные деньги даже на пару месяцев – это уже плюс.

✔️ Послабления в учете курсовых разниц. Из-за резких скачков валюты у компаний на ОСНО образовались большие курсовые разницы. До конца 2024 года их разрешили учитывать в доходах не ежемесячно, а только после прекращения обязательств, т.е. после расчета по сделке.

✔️ Если иностранный кредитор простил долг, такой доход не нужно учитывать при расчете налога на прибыль.

✔️ Отмена НДФЛ с матвыгоды. Не нужно платить НДФЛ с материальной выгоды по займам, которую физлица получали в 2021 - 2023 годах. Также не нужно рассчитывать НДФЛ с материальной выгоды при продаже взаимозависимым лицам имущества по цене ниже рыночной.

✔️ Возмещение НДС без банковской гарантии. До конца 2023 года можно подать на возмещение в заявительном порядке без гарантии или поручительства. Возместить можно сумму, которая не превышает сумму налогов и взносов за предыдущий год.

✔️ Смягчение валютного законодательства. Штрафы за валютные нарушения стали в три раза ниже: от 20 до 40% от незаконной операции, а не 75 - 100%, как раньше. За нарушение требования об обязательной продаже валютной выручки штраф от 3 до 5% от суммы, не зачисленной в срок на банковские счета. Не накажут резидентов РФ, которые нарушили требования валютного законодательства из-за санкций в период с 23 февраля по 31 декабря 2022 года.

✔️ Снижение имущественных налогов. Налоговую базу по налогу на имущество и на землю за 2023 год нужно определять по кадастровой стоимости на 1 января 2022 года. Транспортный налог с 2022 года считают без учета повышающих коэффициентов 1,1 и 2 для легковых автомобилей стоимостью до 10 млн руб.

✔️ Отменили штрафы по контролируемым сделкам. 40% штрафа не нужно платить даже если заключили сделку не по рыночной цене. Послабления действуют для сделок, доходы и расходы по которым признаются с 2022 по 2023 год.

✔️ Снизили пени. До конца 2023 года пени по налогам будут начислять по 1/300 ставки ЦБ за весь период просрочки. Применять с 31-го дня просрочки 1/150 ключевой ставки не нужно.

✔️ Уточненка без штрафа. С 2023 года не будет штрафа, если уточненную декларацию сдали с опозданием, но на едином налоговом счете есть деньги, чтобы оплатить налоги и пени.

✔️ Необлагаемые НДФЛ доходы. Освободили от налога доходы от списания кредитов мобилизованных, контрактников, участников СВО и членов их семей, если военнослужащий погиб, умер в результате увечья или получил I группу инвалидности. Также не облагаются деньги или имущество, безвозмездно полученное и связанное со службой по мобилизации или с заключенными контрактами.

✔️ Пополнение в списке внереализационных расходов и безнадежных долгов. Внереализационными считаются расходы в виде денег и имущества, которые безвозмездно передают мобилизованным, контрактникам, членам их семей и не облагают НДФЛ. Безнадежными признаются их списанные кредиты и займы, если военнослужащий погиб, умер в результате увечья или получил I группу инвалидности.

✔️ На авансы по фактической прибыли можно переходить в течение года. С 26 марта 2022 года организации, которые платят ежемесячные авансы по налогу на прибыль, могут в течение года перейти на расчеты по фактической прибыли, уведомив ИФНС. Авансы, перечисленные ранее, засчитают. Изменения надо отразить в учетной политике.

#изменения

Аутсорсинг и штатная бухгалтерия: как посчитать выгоду

На каждой встрече с потенциальным клиентом мы даем расклад по затратам на штатную бухгалтерию и аутсорсинг. И часто сталкиваемся с тем, что для руководителей сумма расходов на штатную бухгалтерию оказывается сюрпризом, потому что они привыкли оценивать только зарплату бухгалтеров, и не берут в расчет остальное. Поэтому сегодня расскажу из чего складываются эти затраты, если вы тоже захотите сравнить их с аутсорсингом.

Заработная плата и налоги:

✔️ Средняя зарплата сотрудников бухгалтерии за месяц. Включите сюда все постоянные и переменные начисления: премии, компенсации (например, аренда квартиры, транспорта, питание и прочие).
✔️ Страховые взносы. Стандартно это примерно плюс 30% к зарплате, если вы не применяете пониженные ставки.
✔️ Доплаты за замещение на период болезни или отпусков других сотрудников. Как минимум 28 дней в году каждый сотрудник бывает в отпуске.
✔️ Доплата по больничным листам до оклада или среднего заработка, если это практикуется в компании.
✔️ Доплата за работу в выходные и праздничные дни.

Накладные расходы:

✔️ Организация рабочего места: аренда офиса, мебель, компьютер, оргтехника.
✔️ Обучение и повышение квалификации.
✔️ Соцпакет: ДМС, подарки на день рождения и праздники, корпоративы.
✔️ ПО: лицензии 1С, антивирусные программы, справочно-правовые системы.
✔️ Поиск персонала: услуги кадровых агентств, публикация вакансий на платных ресурсах, оплата труда отдела HR и руководителя по поиску и собеседованию кандидатов.

Это не универсальный список, он может быть и шире. Все зависит от условий работы в вашей компании.

В этом посте я уже приводила расчет для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и общим штатом 200 человек. Если главбух и три бухгалтера получали на руки в общей сумме 225 000 рублей в месяц, то с учетом налогов, взносов и всех накладных расходов расходы составили 423 000 рублей. Аутсорсинг им обходится почти в ту же сумму, но если бы сравнивали только с зарплатой, сложилось бы неверное впечатление, что аутсорсинг почти вдвое дороже, чем штатная бухгалтерия.

Не всегда аутсорсинг дешевле или равнозначен по затратам со штатной бухгалтерией. Все зависит от специфики работы, поставленных задач и уровня автоматизации. Я хочу лишь сказать, что затрат на самом деле гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд, и чтобы получить полную картину, нужно собрать и посчитать их все. А когда становится понятно, что стоимость — это уже не настолько решающий фактор, можно проанализировать выгоды, которые вы получаете от аутсорсинга и которых нет у штатной бухгалтерии. Вот на примере нашей компании:

✔️ Не просто несколько бухгалтеров, а разнопрофильные специалисты в области бухгалтерского, налогового и управленческого учета с опытом решения сложных задач. Если у вас возникнет сложная и нестандартная задача или вы откроете новое направление, вам не придется переучивать сотрудников, повышать квалификацию, нанимать людей с опытом или искать консультантов на стороне. Это тоже существенная экономия, которую не все берут в расчет.
✔️ Нет зависимости от человеческого фактора. Вопросы взаимозаменяемости кадров решаем мы, а у вас просто есть всегда работающая бухгалтерия.
✔️ Несем ответственность за правильность и качество учета, за свои ошибки расплачиваемся из своего кармана.
✔️ Не нужно управлять сотрудниками бухгалтерии и контролировать их работу.
✔️ Работаем строго по регламентам, реагируем на запросы и выполняем задачи в четко прописанные сроки.

Ну и без ложной скромности: у нас практически нет нерешаемых задач 😊 За годы сопровождения компаний и холдингов из разных отраслей бизнеса мы успели столкнуться с самыми разными проблемами, системами налогообложения, специфическими ситуациями, поэтому врасплох нас застать трудно. «Гладиатор принимает решение на арене» — это про нас.

Попробуйте еще раз просчитать свой бюджет на бухгалтерию с учетом информации из этого поста, и может пора сравнить с аутсорсингом?

#прокачка

Как мы впервые внедряли 1С:ERP

В 2020 году к нам обратилась компания со штатом почти 2000 человек. Клиент больше не мог отдавать по 3 миллиона в месяц за SAP и хотел перейти на другую ERP-систему. Сейчас из 2022 года это выглядит очень своевременным решением, ведь тогда никто и не подозревал, что из SAP по-любому придется уходить.

Нам предстояло сначала перевести учет из SAP в 1С: ERP, а потом забрать компанию на обслуживание, потому что та структура, которая до нас вела бухгалтерию у клиента, работала только в SAP. В идеальном мире нужен год, чтобы внедрить ERP и отладить работу. Но клиент хотел, чтобы уже первое полугодие 2020 года закрыли в новой системе, а пока они выбирали подрядчика и согласовывали договор, ушло много времени. На все про все у нас оставалось четыре месяца. В целом для нас это был новый опыт. До этого внедрять 1C: ERP приходилось лишь трем сотрудникам из нашей команды, но мы решили, что этого достаточно и мы справимся. Забегая вперед скажу, что это было несколько самонадеянно.

Клиент рассматривал два варианта:

1️⃣ Перевести все бизнес-процессы в 1С: ERP.
2️⃣ Перевести только часть, а бухгалтерский и налоговый учет вести в 1С: Предприятие.

Мы убедили клиента, что всем удобнее будет работать в одной системе, поэтому остановились на первом варианте. Когда мы все проанализировали, составили такой план действий:

✔️ До конца 1 полугодия 2020 года в SAP по-прежнему ведется полноценный учет.
✔️ В 1С: ERP переносятся все остатки по состоянию на 31.12.2019.
✔️ Движения первого полугодия 2020 года повторяются в 1C: ERP в ручном режиме с выверкой всех регистров и анализом взаиморасчетов.

Мы любим все автоматизировать, и в этот раз тоже искали такую возможность. Но регистры в немецкой SAP и российской 1С: ERP слишком отличаются, поэтому настроить автоматическую выгрузку было невозможно и все приходилось делать вручную. В какой-то момент мы поняли, что пошли не тем путем. Мы отталкивались не от тех документов, и это потянуло за собой ошибки. Неверно были отражены некоторые расходы предприятия, не подтягивались регистры, неверно настроены договоры. Из-за этого неправильно взаиморасчеты садились на счета, неправильно был настроен складской учет и не формировалась себестоимость. Тогда мы поняли, что нам не хватает знаний. А времени оставалось все меньше.

Не было бы счастья, да несчастье помогло. В разгаре была пандемия коронавируса, некоторые другие проекты встали, и у нас освободились эксперты, которых можно было задействовать. Мы расширили команду на этом проекте и параллельно все сотрудники проходили обучение по 1С: ERP. Работу в проекте при этом не останавливали ни на день и все чему учились сразу применяли на практике. Нам пришлось «снести» все, что сделали до этого и начать с нуля. Переделывали все, начиная с банковских выписок и заканчивая документами складского движения. Это было непростое испытание и не все сотрудники его прошли, но те что прошли получили закалку и колоссальный опыт.

Первое самостоятельное закрытие в системе провели за июль 2020 года. Не без ошибок, но у нас уже был опыт, поэтому быстро с ними разобрались. Конечно, мы приложили титанические усилия, но задача была бы невыполнимой, если бы не вовлеченность клиента. Это тот случай, когда клиент не ждет сложа руки когда ему все сделают, а делает все возможное со своей стороны: присутствует на всех совещаниях и планерках, обучает сотрудников, предоставляет ресурсы, подхватывает любые инициативы и активно помогает во всем. Это был идеальный тандем между нами, заказчиком и франчайзи от 1С, поэтому все получилось.

#прокачка

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: зарплатный квест

Продолжаю рассказывать о наших приключениях, когда мы спешно подхватывали дела в компании, в один день оставшейся без бухгалтерии.

На зарплатном участке нас ждали авгиевы конюшни. Погружаясь в работу мы одну за другой обнаружили массу проблем:

➖ В базе не было табелей рабочего времени и все начисления делали вручную. Соответственно, средняя зарплата для отпусков, командировок и выходных пособий рассчитывалась неверно.

➖ Выплаты увольнений, зарплаты, авансов и отпусков в программе проводили всегда последним днем месяца, хотя фактически деньги перечисляли в разные числа. Это сильно усложнило подготовку отчёта 6-НДФЛ, учитывая, что этот отчёт нужно было сдать почти по сотне обособленных подразделений.

➖ Не было внутренних нормативных документов, из которых можно бы понять порядок расчета заработной платы.

➖ Людям в последние три месяца не выплачивали отпускные и больничные. Как оказалось, к тому моменту они уже успели подать жалобу по этому поводу и на нас посыпались требования из трудовой инспекции. Компании грозила административная ответственность.

➖ Для выгрузки сдельных нарядов с производственных площадок у нас не было паролей, а у сотрудников на другой стороне они были зашифрованы.

Первый аванс пришлось выплатить по имеющимся в программе данным, потому что отдел кадров оказался вообще не готов и не знал, где были сотрудники весь месяц, а оперативно собрать данные со всех подразделений в разных регионах не получалось. Мы надеялись, что предыдущая бухгалтерия все-таки отразила в программе периоды работы. Параллельно с этим разгребали проблемы:

✔️ Общались с руководителями подразделений и добывали хоть какое-то подобие табелей. Далеко не всегда они реагировали быстро, поэтому процесс поначалу шел туго.
✔️ Сделали ТЗ для айтишников, чтобы они переписали весь маршрут выгрузки из производственных площадок и перенастроили его во всех базах.

✔️ Напрямую у сотрудников запрашивали их электронные больничные, в отделе кадров — бумажные, а в «обособки» отправили запросы, чтобы пересмотрели имеющиеся у них. Сверили все это с тем, что есть в программе и доплатили все недостающее.

✔️ Запросили в подразделениях информацию, кто когда был в отпусках. После того, как кадровики завели периоды в программу, мы рассчитали и выплатили отпускные.

✔️ Готовили информацию по запросам из трудовой инспекции на 1500 человек: по трудовым договорам, составу задолженности, срокам погашения.

✔️ Готовили информацию для руководителя: ФОТ по подразделениям, суммы налогов и взносов, типы премирования, переработки.

Всю эту работу в ускоренном темпе делали два расчетчика и руководитель группы. Итог работы: восполнили пробелы и отправили информацию в ФСС, навели порядок в расчетах и выплатили сотрудникам все недостающее с компенсацией за задержку, ответили на запросы госорганов, отправили зарплатные отчеты. Плюс в процессе мы неожиданно для себя стали получать благодарности от руководителей и сотрудников клиента, потому что расчетки наконец-то стали понятными и прозрачными. До этого разобраться в начислениях было невозможно. Через два месяца работы провели годовую инвентаризацию, привели в соответствие счета учета и списали задолженность/переплату, которые не подлежат взысканию. Преемнику передавали дела в полном порядке, где каждое начисление можно было проследить и обосновать.

Штраф от трудовой инспекции все-таки был, но на это мы повлиять уже никак не могли — нарушения и задержки по выплатам назад не откатишь. А вот отчетность сдали вовремя и без штрафов, что считаем большой удачей, учитывая сколько было проблем.

#прокачка

Сегодня день бухгалтера, а значит будем поздравлять и дарить подарки!

Из поста в пост я развенчиваю мифы об аутсорсинге и рассказываю, как мы решаем сложные задачи клиентов, тушим пожары, наводим порядок в бухгалтерии, внедряем управленческий учет и придумываем, как упростить и автоматизировать процессы. Надеюсь, вы нашли для себя что-то полезное и увидели, что бухгалтерию можно развернуть в сторону бизнеса, и что это интересный и творческий процесс.

За моими живыми историями стоит упорный труд более чем 90 наших сотрудников: бухгалтеров, кадровиков, методологов, аудиторов и других профессионалов своего дела. Все, о чем я пишу, не придумано и не взято из интернета, а проработано и обкатано на практике в компаниях среднего и крупного бизнеса.

Сегодня в честь праздника предлагаем вам стать не просто читателями, а участниками этих историй и увидеть нас в деле:

✅ Бесплатно проведем экспресс-анализ вашей базы на предмет корректности ведения бухгалтерского и налогового учета за текущий год.

✅ Проранжируем выявленные ошибки с точки зрения рисков.

✅ Подскажем, как минимизировать налоговые последствия.

✅ Дадим рекомендации по автоматизации ручного труда и оптимизации документооборота.

А если вы уже решили прийти к нам на аутсорсинг, дарим 50% скидку на бухгалтерское сопровождение за первый месяц.

Для получения подарка поставьте «+» в комментариях под этим постом, и или напишите «Хочу подарок» в @mdelocorp, и мы с вами свяжемся.

Предложение действительно для тех, кто напишет до 28 ноября включительно.

К чему готовиться, если собираетесь внедрять 1С:ERP

Нередко сталкиваюсь с тем, что руководитель решает внедрить в компании ERP-систему. Обычно он плохо себе представляет, что стоит за этим процессом и через что придется пройти на этапе внедрения. Хочу предостеречь от некоторых ошибок и заблуждений, чтобы вы начали этот квест с реальным взглядом на вещи.

После того, как из России ушли SAP и Oracle, наиболее популярной альтернативой стал продукт 1С: ERP, на него и буду ориентироваться. Продукт непростой, т.к. нужно самостоятельно задавать все алгоритмы. Настройке поддается, но нелегко. Специалисты, которые хорошо умеют это делать, пока в дефиците. Бывает, что внедрять ERP-систему начинает одна команда, потом посередине пути подрядчика меняют. И далеко не всегда он продолжает работу предыдущего внедренца — иногда оказывается проще начать все заново.

1. Определитесь с целью. ERP может охватывать все бизнес-процессы в компании, или только часть. Определите, хотите ли вы все «загнать» в единый контур, или часть процессов оставить за его пределами и вести по старинке. От этого будет зависеть цена проекта и срок внедрения. Исходя из практики могу сказать, что чаще всего есть сложности в настройке участка по зарплате, поэтому некоторые не заводят его в ERP.

2. Будьте готовы к тратам на внедрение. Это не тот случай, когда можно установить купленную программу и сразу работать в ней. Поэтому не думайте, что все ограничится стоимостью коробочного решения. Будет еще много трат на настройку и обкатку решения и на обучение сотрудников. Общий бюджет будет от двух миллионов и выше.

3. Начинайте обучать сотрудников заранее. Если при смене одной учетной системы на другую сотрудникам перестроиться нетрудно и надо просто привыкнуть, то ERP — это совсем другая, специфическая история. Алгоритмика там очень сложная, с лету работу в системе не освоишь и уж тем более самостоятельно не разберешься. Нужно до начала внедрения вводить сотрудников в курс дела, чтобы они привыкали и понимали, что происходит. А еще будьте готовы к тому, что работы у сотрудников будет больше — опять-таки из-за специфики системы. Например, там, где у вас раньше было только поступление и реализация, в ERP будет 7-8 итераций: документ поступил, его передали кладовщику, оттуда передали с согласованием или без согласования и т.д.

4. Не ждите быстрого результата. Если хотите внедрить весь функционал ERP, в более или менее крупных компаниях процесс займет от полугода. В компаниях поменьше можно уложиться за три месяца, у нас есть подобный кейс. Пока все процессы не обкатаются, какое-то время придется работать и в старой, и в новой системе.

Если ко всему этому вы готовы и планируете внедрять ERP, дам пару советов из практики:

✔️ Предварительно продумайте логику всех процессов. Нужно понять, что у вас есть сейчас, к чему хотите прийти и как переложить все это в ERP. Для этого нужны опытные методологи. Если у вас таких нет, привлеките их со стороны. Без этого вы рискуете не прийти к желаемому результату и придется начинать заново. У нас сейчас в работе проект, который мы «подхватили» на полпути. Прежние подрядчики неверно продумали логику, взяли не те виды документов и в итоге система не считала себестоимость.

✔️ Внутри компании лучше иметь сильного специалиста, ответственного за проект, и с очень хорошей мотивацией, в том числе материальной. Если проект вам делают франчайзи, они не всегда достаточно заинтересованы в том, чтобы у вас все работало сразу и без сбоев.

Отнеситесь к внедрению ERP как постройке дома. Чтобы дом получился каким нужно и прочно стоял, нужно тщательно продумать архитектуру и внедрять проект поэтапно. Быстро, дешево и без продуманного проекта вместо дома можно получить соломенный шалаш Ниф-Нифа.

Если эта тема вам интересна, могу поделиться кейсом внедрения 1C: ERP в одной из компаний. Наберется 50 лайков — расскажу 😉

#прокачка

​ПО для управленческого учёта: какое выбрать, и почему мы так любим Excel

Есть разные варианты ПО для «управленки», но однозначно сказать о каком-то, что он лучший, не могу. Тут все очень зависит от масштабов бизнеса, целей и от того, какие специалисты у вас есть, чтобы работать с этим ПО.

Облачные сервисы. Например, «Моё дело Финансы», «План-Факт», «Adesk». Хороши для малого бизнеса. Там всё просто и понятно, и если нет в штате экономиста или финдира, собственник бизнеса вполне может сам пользоваться программой. Из минусов — поменять что-то в этих сервисах под свои нужды можно, но возможности кастомизации ограничены.

Стационарные программы на базе 1С. Здесь больше функций и возможностей настроить их под себя. Но и работать с ними должны уже специалисты соответствующего уровня. Человек без знаний и опыта ни настроить сам не сможет, ни понять и применить.

ERP-системы: SAP, Oracle и т.д. — это для крупных холдингов, где комплексная автоматизация всего и вся. Для малого и среднего бизнеса сложно и дорого.

Excel. Его часто недооценивают, а между тем это эффективный и доступный инструмент для управленческого учета. Не требует больших денег и знания языков программирования, очень гибок, имеет много встроенных функций и инструментов.

Мы активно используем возможности Excel когда готовим управленческие отчеты для клиентов из среднего и крупного бизнеса. Берем данные из бухгалтерской базы и трансформируем в нужный вид. Формы и методика заполнения зависят от нужд компании. Это может быть и простая расшифровка к бухгалтерской отчетности, и более сложные формы: например, мэппинг таблиц или факторный анализ. Своих бухгалтеров мы хорошо прокачали для работы в Excel, и теперь они плотно работают со сводными таблицами и встроенными функциями, а из их лексикона исчезло слово «крыжить» 😃 Они стали понимать язык финансистов и экономистов.

Таблицы нужно разработать один раз, а дальше бухгалтеры просто вставляют новые диапазоны данных из учетной системы. Если нужно смоделировать более сложные бизнес-процессы в том же Excel, у нас есть отдельное подразделение со специалистами по финансовому учету и экономическому анализу. Например если нужно сопоставлять план и факт, отклонения, по номенклатуре, по взаиморасчетам. Это экономит ресурсы клиента на старте, если он в дальнейшим планирует внедрять более сложные автоматизации.

На скрине пример визуализации наших отчетов под клиента, которые заполняют бухгалтеры. В форме-отчете руководитель может выбрать любой период для сравнения и увидеть факторный анализ изменения выручки или валовой прибыли. Так руководитель может увидеть точки роста и ему не нужно для этого запрашивать информацию у бухгалтеров и экономистов.

Независимо от того, какое ПО вы в итоге выберете, рекомендую сначала реализовать свои «хотелки» в Excel. Например, развернуть и детализировать показатели квартальной отчетности, использовать сводные таблицы, диаграммы и графики. Так можно опробовать разные варианты и потом с меньшими затратами автоматизировать процессы.

#управленка