Телеграм канал «OTK News»

🔴Какие реальные плюсы и минусы ЭТрН по сравнению с бумажными документами?

👤 Отвечает Алевтина Минеева, бухгалтер на аутсорсе.

На мой взгляд, главное преимущество ЭТрН — даже не экономия бумаги, а возможность сделать документооборот быстрее и прозрачнее. Раньше транспортная накладная могла неделями возвращаться от грузополучателя к перевозчику, а затем к заказчику. Теперь участники могут получать документы практически сразу после подписания, отслеживать их статусы быстрее переходить к расчетам.

Кроме того, снижается объем ручной работы. Многие данные можно автоматически переносить из учётных систем, документы проще находить в архиве, а вероятность потери оригиналов существенно сокращается.

Некоторые операторы предлагают и дополнительные возможности: прикрепление фотографий, переписку по перевозке, интеграцию с системами мониторинга и видеонаблюдения. Но это уже функциональность конкретных сервисов, а не самой ЭТрН.

Что касается недостатков, основная проблема сегодня — необходимость перестраивать привычные процессы.

Во-первых, все участники перевозки должны быть готовы работать с электронными документами. Если грузополучатель не организовал процесс подписания, это может задерживать завершение документооборота.

Во-вторых, возникают технические сложности: нестабильный интернет в местах погрузки и выгрузки, ошибки при заполнении документов и необходимость внесения исправлений. При этом некоторые ошибки невозможно исправить в уже оформленной ЭТрН, поэтому приходится создавать новую.

В-третьих, электронный формат требует большей дисциплины. Данные необходимо проверять до подписания, поскольку не все сведения можно исправить впоследствии.

⚡️ Отдельно важно отметить, что ЭТрН не защищает от мошенничества. Электронный формат усложняет подделку документов и позволяет отследить историю их подписания, но не гарантирует добросовестность участников перевозки. Мошенники по-прежнему могут использовать подставные компании, предоставлять недостоверные сведения, использовать чужую ЭЦП или похитить груз в пути. Поэтому даже при использовании ЭТрН необходимо проверять перевозчиков, водителей и транспортные средства.

И, наконец, переход на ЭТрН не означает автоматического сокращения всех расходов. Компаниям приходится оплачивать услуги операторов, настраивать интеграции, обучать сотрудников и адаптировать внутренние процессы.

Поэтому я бы оценивала эффективность ЭТрН не по количеству сэкономленных листов бумаги, а по тому, насколько быстрее, прозрачнее и управляемее становится весь процесс перевозки.

⚙️ Продуктовая среда

Детальный отчёт в PDF для проверки «Контрагент-плательщик»

Было: Результаты проверки контрагента-плательщика можно было посмотреть только в личном кабинете.

Стало: Добавили возможность скачать детальный отчёт по проверке в формате PDF. Теперь результаты можно сохранить, отправить коллегам или использовать для внутренней отчётности.

Включите уведомления, чтобы не пропускать обновления! ⚡️

🥷 Один подменённый номер телефона, и груз стоимостью 2 млн рублей мог оказаться в руках мошенников

Это реальный случай из нашей практики, и далеко не единственный. Каждый день наши эксперты проверяют перевозчиков и водителей, выявляют подозрительные заявки и предотвращают хищения грузов. Но обычно за сообщением «ВНИМАНИЕ! МОШЕННИКИ! Защитите Ваш груз и Ваши деньги» остается самое интересное: как именно удалось обнаружить мошенничество.

Теперь будем рассказывать об этом подробнее. Расскажем, какие схемы используют злоумышленники, как наши эксперты выявляют подозрительные признаки и что помогает предотвратить хищение грузов.

В первом выпуске разбираем случай, когда мошенник попытался выдать себя за настоящего водителя и получить груз стоимостью до 2 млн рублей.

⚡️И у этой истории уже появилось продолжение. Сегодня мы обнаружили новую попытку мошенничества с участием того же человека. На этот раз целью стали 3 тонны моторного масла стоимостью 2,5 млн рублей. Наши эксперты снова выявили угрозу и предотвратили возможное хищение.

Листайте карточки, чтобы узнать, как мы раскрыли эту схему и что выдало мошенника ➡️

Три дня без движения, буквально 😁

🥷🏻 ВНИМАНИЕ! МОШЕННИКИ!
Защитите Ваш груз и Ваши деньги.

Мошенники пользуются данными водителя Оганесян Гегам Жораевич

Контакты:
+79669851760

Схема: переадресация

📄 Что делать, если грузополучатель технически не может подписать ЭТрН?

Отсутствие электронной подписи, проблемы с интернетом или неподключённый ЭДО могут осложнить оформление документов при доставке груза.

👤 Алевтина Минеева, бухгалтер на аутсорсе, рассказывает, как действовать в четырёх распространённых ситуациях и избежать задержек при оформлении перевозки.

1️⃣ У грузополучателя нет электронной подписи

Если у получателя нет электронной подписи, её можно бесплатно оформить через приложение «Госключ». Для этого необходимо пройти идентификацию и получить подпись, подходящую для работы с электронными перевозочными документами. После этого грузополучателю нужно зарегистрироваться в личном кабинете оператора ЭПД, получить доступ к накладной и подписать титул 3, который подтверждает приём груза.

❗️Если документ подписывает сотрудник компании, у него должны быть соответствующие полномочия. Для их подтверждения может потребоваться машиночитаемая доверенность (МЧД).

2️⃣ У грузополучателя нет интернета на месте выгрузки

Отсутствие связи не препятствует передаче груза. Данные ЭТрН и QR-код сохраняются в мобильном приложении, поэтому водитель может предъявить их даже без доступа к интернету. Подписывать ЭТрН непосредственно в момент выгрузки необязательно. Конкретный срок подписания нормативными документами не установлен. После восстановления связи грузополучатель сможет подписать титул 3. Главное, чтобы подписание было завершено до закрытия документа.

3️⃣ Грузополучатель вообще не подключён к ЭДО

Распространённое заблуждение, что для подписания ЭТрН грузополучателю необходимо приобретать платную лицензию, подключаться к системе электронного документооборота и оплачивать каждый документ. На самом деле подписание ЭТрН для грузополучателей бесплатно. Достаточно зарегистрироваться в личном кабинете оператора ЭПД, получить доступ к накладной и подписать её через браузер или мобильное приложение. Если перевозчик и грузополучатель работают с разными операторами ЭПД, обмен документами можно организовать через роуминг.

4️⃣ Получатель — бюджетная организация

Школы, больницы, университеты и другие бюджетные учреждения также обязаны оформлять ЭТрН при перевозках, на которые распространяются соответствующие требования. Для подписания необходимо назначить ответственного сотрудника, обеспечить его электронной подписью и необходимыми полномочиями, а также зарегистрироваться в личном кабинете оператора ЭПД. Для бюджетных организаций предусмотрена аналогичная схема работы с бесплатным кабинетом.

📌 Важно различать технические сложности с подписанием ЭТрН и намеренный отказ грузополучателя. В первом случае достаточно устранить препятствия и завершить оформление документа. Во втором необходимо зафиксировать факт доставки и определить дальнейший порядок действий.

❗️А если грузополучатель принципиально отказывается подписывать ЭТрН? Как действовать перевозчику в такой ситуации, рассказали отдельно на форуме ОТК.

⚡️Работа сервиса восстановлена